A.
Pengertian Arsip Elektronik
Menurut asalnya arsip berasal
dari bahasa yunani “archivum ” yang artinya tempat untuk
menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan dokumen masa pemerintahan
berada di Balai Kota (archeon). Dengan demikian, arsip
yang mengadopsi istilah “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan
dengan bahasa Yunani “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu
sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi,
data statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.
Arsip Elektronik atau sering
disebut juga arsip digital merupakan
arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi
lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi
lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan
perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file
yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan
lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan
membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan,
pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Sistem arsip elektronik
merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik
sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip
elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.
B.
Proses Penciptaan Arsip Elektronik
Proses penciptaan arsip dapat dilakukan
dengan 2 cara yaitu :
1). Penciptaan secara elektronik
atau otomasi.
Penciptaan secara elektronik atau
otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang
bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan
khususnya komputer.
2).
Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi
digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti
secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional
dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses ini
memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki
aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik
yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip
elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip
elektronik melalui beberapa tahapan berikut :
1).
Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan
beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan.
Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu
pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih
berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa
tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar
penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip,
semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2). Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap
berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya
dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat
cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip
elektronik.
3). Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian
biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai
yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx”
adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari
arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti
jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut
lembar arsip.
4). Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan
dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan
daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip
dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut
diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan
menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik
adalah asli dan autentik tercapai.
5). Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara
proses digitalisasi dari arsip konvensional kedalam arsip elektronik.
Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari
pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis
komputer yang digunakan.
C.
Sistem Pengarsipan Elektronik
3 Sistem
pengarsipan yang umum dipasaran:
1. Sistem manajemen dokumen
elektronis (electronic document management system - EDMS )
Merupakan sistem yang berupa
pengelolaan arsip atau dokumen elektronis melalui komputer masing-masing
pegawai, misalnya word processing, presentasi, dsb;
2. Sistem pemindaian elektronis (electronic
imaging system – EIS)
Akan mengelola dokumen berupa hasil pemindaian (scan);
3. Software manajemen dokumen (records
management software – RMS)
Mengelola dokumen kertas atau data
yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
D.
Komponen dasar dalam memilih sistem
pengarsipan yang baik
1. Memindahkan dokumen
Beberapa metode utama dalam memindahkan data ke dalam
sistem komputerisasi dokumen (www.GeorgiaArchives.org):
·
Scanning à memindai atau men-scan dokumen yang
menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer. Beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam pemilihan scanner diantaranya adalah:
·
Memiliki Automatic
Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlah kertas diletakkan pada tray
dan secara otomatis masuk ke dalam scanner
·
Compatible untuk berbagai jenis ukuran kertas
·
Kecepatan men-scan
dokumen
·
Conversion à proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet
menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.
·
Importing à memindahkan data elektronik ke dalam sistem
pengarsipan elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag and drop
ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.
2. Menyimpan dokumen
Sistem penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu
mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan
dalam waktu lama. Selain itu, sistem terkomputerisasi dokumen harus
mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia – juga yang akan datang –
untuk memberikan kepastian akan penggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi
resiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang telah digunakan, sebaiknya
perusahaan menyimpan data atau dokumen tidak hanya dalam satu format, tetapi
dalam berbagai format.
Lima pilihan
media penyimpanan diantaranya:
·
Magnetic Media
(Hard Drives)
·
Magneto-Optical
Storage
·
Compact Disc
(CD)
·
DVD (Digital
Video Disc/Digital Versatile Disc)
·
WORM (Write
Once, Read Many)
3. Mengindeks dokumen
Dokumen yang disimpan di kantor harus dikelola dengan
baik agar bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, penyortiran,
pengindeksan, ditempatkan pada folder, dan dimasukan filing cabinet. Arsip
elektronik juga harus dikelola agar informasi mudah dipahami oleh user pada
saat ini maupun masa datang. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip
elektronis, yaitu:
·
Index Fields
Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai
metode tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas.
·
Full-text
Indexing
Menggunakan software optical character recognition(ocr).
·
Folder/File
Structure
Menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen.
4. Mengontrol akses
Sistem kontrol merupakan aspek terpenting dalam sistem
pengarsipan elektronik, karena hampir semua orang dapat mengakses data tersebut
di computer yang dihubungkan dengan LAN di seluruh area kantor. Untuk itu
terdapat dua hal yang harus dimiliki oleh sistem pengarsipan elektronis:
·
Ketersediaan
yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk
mengakses suatu file
·
Keamanan yang
komprehensif
E. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip
Proses data penyimpanan secara sederhana adalah data disimpan dengan
didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari
satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan
dan diolah oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar
isi untuk media yang bersangkutan.
Media penyimpanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau disk optic
yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor,
sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini berartibahwa dalam
satu media penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system
aplikasinya. Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik
adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya
dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan. Pemberian label
yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai tanda identitas dari media
penyimpanan seperti floppy disk, hard disk,dsb.
Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara
standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi.
Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system
pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.
F. Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik
Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah,
dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan
oleh brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang
merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik
magnetic maupun optic memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering
digunakan oleh banyak pengguna. Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan
harus disimpan pada temperature antara 500 sampai 1250F
Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh
banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database,
computer bias diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah
atau menghapus file.
G. Retensi Arsip
Elektronik
Selama
ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis (skupsky,
1999,) yaitu:
Retensi dokumen tradisional
Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan
pada masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud.
Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
v
Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan priode ritensi dokumen
v
Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin
tridentipikasi dengan nama yang lain, walaupun isi nya relative sama;
v Jadwal retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketika organisasi
merestrukturisasi organisasinya;
v
Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena
banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola;
Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan
Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan
menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan
fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut
merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan,
hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah
disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan
menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama
priode penyimpanan.
Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah.
Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini:
o Sistem
penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi dokumen yang akan
menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi dokumen;
o Sistem
ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan modul retensi;
o Penghitungan
berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan priode retensi dokumen
Maupun rumus
penghitungan yang terdiri atas;
§ Tanggal
penciptaan (creation-driven) dengan menghitung retensi berdasarkan
tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6 tahun);
§
Tanggal kejadian (event-drive) dengan
menghitung retensi berdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, missal nya
DP (dalam proses) dan SP (suda proses);
§
Tanpa penjelasan (indefinite) dimana
dokumen tidak akan dimusnahkan hingga orang yang mempunyai otoritas akan
melakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen);
§ Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung
sejak dokumen buat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya priode
retensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan);
o Sistem
secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi apabila ada
perubahan prosedur pada buku pedoman;
o Sistem
diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang dianggappenting, misalnya
akta pendirian prusahaan, sertifikat tanah, dan sebagainya;
o Sistem
mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan dimusnahkan
o Sistem
akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan;
o Sistem
akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah disetujui untuk
dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang digunakan untuk menyimpan
dokumen;
§ Dokumen elektronis yang disimpan
pada media yang dapat dihapus, harus menggunakan metode penghapusan yang aman
sehingga data tidak dapat di-copy maupun dicari kembali;
§
Dokumen elektronis yang disimpan
pada media yang tidak dapat dihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung;
o Sistem
akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang telah dihancurkan;
o Sistem
mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak dapat di-copy kembali;
H.
Cara Pemeliharaan Arsip Elektronik
Salah satu
pekerjaan dalam kearsipan adalah pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip
merupakan kegiatan mengurus arsip dokumen agar dapat bertahan lebih lama dengan
cara memperpanjang umur arsip tersebut melalui berbagai cara. Arsip-arsip yang
dirawat merupakan arsip yang penting bagi perusahaan/instansi. Terdapat dua
kategori perawatan arsip secara umum, Pertama adalah perawatan arsip berbentuk
fisik kertas seperti surat, dokumen kontrak, dan lain sebagainya.
Sedangkan
yang kedua adalah pemeliharaan arsip elektronik. Arsip elektronik sendiri tergolong jenis arsip baru yang baru
dikenal dewasa ini. Contoh arsip elektronik adalah flashdisk, hardisk,
laptop, komputer, dan perangkat penyimpan data lainnya. Bentuk arsip
elektronik berbeda jauh dengan arsip kertas oleh karena itu tata cara penanganannya
juga berbeda.
Berikut ini tata cara pemeliharaan arsip elektronik.
Pengamanan Informasi
Pengamanan Informasi
Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
- Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
- Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian teknologi secara berkala.
- Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan penyesuaian secara berkala.
Pemeliharaan
Fisik Arsip Elektronik
Sedangkan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak
rusak. Karena jika fisik arsip rusak biasanya data yang berada di dalam fisik
arsip elektronik pun ikut rusak pula. Berikut cara pemeliharaan fisik arsip
elektronik tersebut:
- Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai prosedur.
- Menggunakan software asli (bukan bajakan)
- Mem back up data secara berkala
- Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
- Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH.
Dengan menerapkan pemeliharaan arsip elektronik dengan
baik, diharapkan data informasi penting yang berada pada arsip elektronik akan
bertahan lama sekaligus melindungi data tersebut dari pihak lain yang tidak
berkepentingan
I.
Manfaat Arsip Elektronik
o
Cepat
ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
o
Pengindeksan
yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
o
Pencarian
secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama
dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
o
Kecil
kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya
bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada
prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard
disk.
o
Mengarsip
secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan
berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun
akan aman karena disimpan secara digital.
o
Berbagai
arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan
mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
o
Meningkatkan
keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman
pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.
o
Mudah dalam
melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang
compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar
atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan
lagi.
Sumber :
